ЕФС-1 в 2023 году

С 2023 года ПФР и ФСС будут объединены в единый Социальный фонд России, в связи с чем и отчетность объединят в одну – ЕФС-1. В ней будут сведения из 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.
ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.

В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:
– информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных взносах на накопительную пенсию;
– информация о начисленных страховых взносах «на травматизм».

В ЕФС-1 объединили отчеты:
– 4-ФСС.
– СЗВ-ТД.
– СЗВ-СТАЖ.
– ДСВ-3.

Аналога СЗВ-М в новой форме ЕФС-1 нет.
Аналог формы СЗВ-М с отчетности за январь 2023 нужно сдавать в налоговую. Это новый налоговый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах», который нужно предоставлять ежемесячно в ИФНС. ИФНС будет передавать полученные о работниках данные в Социальный фонд РФ (СФР) (п. 7 ст. 431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

Сотрудники по трудовым договорам.

Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Куда подавать отчет ЕФС-1

1	по месту регистрации компании или ИП
2	ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет.
3	Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1

Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:

Старая форма	Раздел ЕФС-1	Комментарий
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности	Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения – потребуется указывать код, а не формулировку.
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже	В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые: — Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет. — Брали отпуск за свой счет. — Отстранялись от работы или простаивали. — Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1). Дополняется данными по СОУТ – индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа.
СИоЗП (для бюджетных учреждений)	Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях	Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд.
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)	Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии	Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
ДСВ-3	Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя	Заполняется аналогично отчету ДСВ-3
4-ФСС	Раздел 2 по информации о начисленных страховых взносах «на травматизм»	Нужно указывать численность не физических лиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страховых взносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя: — СКЕ; — частичное финансирование; — страхователь, рассчитывающий страховые взносы по нескольким основаниям. Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде.

Сроки сдачи ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.

Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:

Подраздел отчета ЕФС-1	Срок сдачи подраздела	Отчетный период
подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
— при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора	не позже следующего рабочего дня;	По факту наличия события
— при остальных кадровых мероприятиях	не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
подраздел 1.3 Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (СИоЗП)	каждый месяц не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;	Месяц Сдают госучреждения
подраздел 3 (ДСВ-3)	ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;	Квартал
раздел 2 (4-ФСС)	ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;	Первый квартал, полугодие, 9 месяцев, год
подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ)	каждый год не позже 25-го января после отчетного года.	Год В некоторых случаях — досрочно, также, как сдавали действовавшие в 2022 году СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Например, в течение 3-х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений

Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) первый раз потребуется сдавать только до 25 января 2024 года, поскольку они сдаются по результатам года.

Однако в некоторых ситуациях нужно учитывать специальные сроки. К примеру, когда застрахованное лицо подает заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ требуется сдать не позже трех рабочих дней после указанного действия. Все подобные ситуации указаны в п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.

Можно ЕФС-1 сдавать по разделам

Информацию, которую нужно подавать до 25-го числа месяца, не обязательно требуется передавать единовременно.

К примеру, до 25.04.2023 г. компания обязана подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДВС-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.

Работодатель может сдавать ДСВ-3 в дату 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а СЗВ-ТД — 24 апреля.

Как и куда сдавать ЕФС-1

Правила сдачи ЕФС-1 сохраняются прежними. Отчет нужно сдавать в электронном формате, если численность застрахованных лиц (в т.ч. работников на ГПХ договорах), больше 10 человек. При численности не больше 10 человек можно выбирать — сдавать бумажный или электронный отчет.

Сдавать ЕФС-1 требуется в территориальное отделение Социального фонда РФ.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

Подавать ЕФС-1 в Социальный фонд РФ является обязанностью любого работодателя. В правилах формирования отчета и законодательстве о страховании не указываются конкретные работники, которые должны подготавливать отчет для сдачи и передавать его.

Соответственно, формирование разделов отчета ЕФС-1 логично возложить на сотрудников:

– бухгалтерии — подраздел 1.3 (СИоЗП), подраздел 3 (ДСВ-3), раздел 2 (4-ФСС);

– отдела кадров — раздел 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Такая возможность у работодателей есть. Формировать отчет могут различные сотрудники, а части отчета можно передавать в разные даты в границах регламентированных сроков сдачи.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:

– штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение – информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;

– штраф 1 000 руб. – за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.

При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации – штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Размеры штрафа за ошибки в ЕФС-1

Раздел ЕФС-1	За что штрафуют	Размер штрафа	Основание
Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	500 рублей по каждому застрахованному лицу. 300-500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	300-500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 2 (4-ФСС)	Нарушение срока сдачи	5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей. 300–500 (штраф на руководителя)	Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП
Раздел 2 (4-ФСС)	Ошибки, из-за которых заплатили меньше взносов	От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов. 300-500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП

С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов.

Работодатель сможет их избежать, когда:

– сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;

– исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.

Кроме того, послабление — скидка в 50% по штрафам в течение 10-ти дней после получения требования. При нарушении сроков сдачи ЕФС-1 или сдаче отчета с ошибками фонд передает работодателю требование об уплате штрафа не позже 20-ти дней.